Digitalisierung - ein Ablaufplan

Die Digitalisierung ist ein großes Wort und einer der Megatrends unserer globalisierten Wirtschaft. Es ist ein Leichtes sich über die theoretischen Möglichkeiten der Digitalisierung entlang der Wertschöpfungskette zu informieren und auch Schlagzeilen rund um digitalisierte Fabriken und neueste technische Anwendungen bestimmen unseren Alltag. Neben all den Informationen zur Digitalisierung stellen sich jedoch die Firmenlenker und Umsetzer innerhalb der Unternehmen die Frage: Was bedeutet das für mich konkret? Unternehmen fällt es häufig schwer sich die abstrakte Welt der Digitalisierung auf ihr eigenes Unternehmen anzuwenden und praktische erste Schritte zu unternehmen und so für sich einen geeigneten Ablaufplan zu finden. Die Frage bei der Digitalisierung ist häufig: Wo fange ich an und wo höre ich auf und am Ende ein digitales Unternehmen zu sein? Da es hier für jedes Unternehmen auch ein eigene Herangehensweise gibt ist es schwer ein generelles Muster zu finden. Hier können Firmen schon viel Geld ausgeben in dem man sich durch Berater oder externe Experten teures wissen einkauft. Das muss jedoch nicht sein, denn für viele Unternehmen sind die ersten Schritte in der Digitalisierung einfach.

 

Wie sie auch für Ihr Unternehmen eine einfache Strategie finden um Digitalisierung in Unternehmen zu bringen zeige ich Ihnen folgenden Artikel.

Zeitfresser finden

Zuerst gilt es zu klären, was die richtige Herangehensweise an das Thema ist. Wie kann man starten um seinen ersten Prozess zu digitalisieren? Hier empfehlen sich zwei Alternativen. 

 

Der erste Weg kann darin bestehen die manuellen Zeitfresser im täglichen Arbeitsablauf zu erkennen und durch digitale Prozesse zu ersetzen. In allen Abteilungen finden sich manuelle Prozesse die mit wenig Aufwand digitalisiert werden können. Das bedeutet man schaut sich seine Prozesse an und und lässt sich von Mitarbeitern erklären was sie eigentlich tun. Durch die Gespräche mit den Mitarbeitern erkennt man in der Regel schnell, wo sich unnötig manuelle Prozesse eingeschlichen haben. Hier helfen oft Flow Charts zur Visualisierung oder Arbeitsanweisungen bzw. Prozessbeschreibungen als Grundlage der Betrachtung. Überall dort wo Mitarbeiter Daten und Informationen von A nach B übertragen oder verschiedene manuelle Aufgaben übernehmen kann es sinnvoll sein diese Prozesse zu digitalisieren. Danke der heutigen verfügbaren Systeme und technischen Lösungen ist es nicht mehr notwendig Daten z.B. per Mail oder gar Fax zu versenden, damit sie an anderer Stelle wieder von Mitarbeitern in ein anderes System eingegeben werden. Leider ist es noch in vielen Unternehmen Stand der Dinge, dass Mitarbeiter Daten von PDF Dateien abschreiben und dann in Excel Dateien wieder eingeben.

 

Wie reduzieren sie nun die Zeitfresser die sie identifiziert haben? Hier reicht oft schon ein Blick in die Systeme die sie nutzen. Viele Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit Daten nicht nur als PDF zu schicken oder durch manuellen Abruf bereitzustellen sondern auch durch automatisierte Tasks. Machen Sie sich mit dem Systemen vertraut die sie in ihrem Unternehmen nutzen und finden Sie heraus welche Einstellungen notwendig sind um die Daten die vorher manuell übertragen wurden beispielsweise täglich in einer CSV Datei abzulegen. Hier hilft Ihnen auch das Internet, denn sobald sie konkret wissen was sie genau tun wollen, dann finden Sie im Internet mit oft mit wenigen Klicks schon die richtige Anleitung. Sorgen Sie also dafür dass ihre Daten in einem angepassten Zeitfenster regelmäßig in einer Datei auf dem Laufwerk abgelegt und gespeichert werden. Als Nächstes ist nun wichtig diese Daten automatisiert in das nächste Programm einzulesen mit dem sie weiter verarbeiten wollen. Hier bietet allein schon Microsoft Excel ein en umfangreichen Blumenstrauß an Möglichkeiten und ihre Daten nun wieder automatisch zu verarbeiten. Sie können mit wenigen Klicks oder einer einfachen VBA Programmierung Daten zeitgesteuert oder beim Öffnen einer Datei einlesen und ihre Excel Datei für die Weiterverarbeitung oder präsentationsfähige Aufbereitung und Visualisierung nutzen. Falls es in Ihrem Unternehmen spezialisierte Reportingsoftware gibt wird Ihnen das Ganze natürlich noch leichter fallen.

 

Wenn Sie diesem Ablaufplan folgen haben sie nun schon ihren ersten Prozess automatisiert. Anstatt dass ein Mitarbeiter jeden Tag Zeit aufwendet werden Daten automatisch gespeichert abgelegt und von einem Nachfolgeprogramm eingelesen  und verarbeitet. Nun müssen sie nur jedem Mitarbeiter der die Daten benötigt kurz eine Info geben wo er diese findet und wann sie aktualisiert werden. Hier zeigt sich auch der ganze Vorteil der Digitalisierung. Sie bauen den Prozess einmal auf und ab diesem Zeitpunkt kann der Prozess ständig automatisch ablaufen. So verlagern Sie auch die Verantwortung auf die Mitarbeiter die Daten eigentlich nutzen und es gibt keine Zwischenstelle die sie jeden Tag manuell aufbereiten muss. Das gleiche Vorgehen sehen Sie in verschiedenen Bereichen der Wirtschaft, denn aktuell wird immer mehr Verantwortung auf die Kunden übertragen, die so selbst ein Teil des Prozesses werden. Wo es beispielsweise früher einen Verkaufsmitarbeiter im Backwarenladen gab, der die Brötchen aus der Auslage gegeben hat so machen dass heutzutage die Kunden einfach selbst und die Mitarbeiter im Laden können sich anderen Themen widmen oder müssen zum Beispiel nur kassieren.

Kernprozesse verbessern

Beim zweiten Weg nähert man sich dem Thema Digitalisierung über die Betrachtung der Kenrprozesse. Jede Verbesserung im Kernprozess eines Unternehmen hat direkte Auswirkungen auf das wirtschaftliche Ergebnis. Wenn es Unternehmen schaffen ihr wichtigsten Prozesse effizienter zu gestalten, können sich die Mitarbeiter noch mehr auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und z.B. die Effizienz oder die Qualität noch weiter steigern. Um die Kernprozesse zu verbessern ist es wichtig diese detailliert zu kennen. Hier kommt die Digitalisierung mit ihren umfangreichen Möglichkeiten zur Informationsgewinnung ins Spiel. In jedem Unternehmen gibt es unternehmensspezifische Software in der z.B. die Warenwirtschaft- oder die Produktionssteuerung stattfindet. Hier hat jedes Unternehmen seinen eigenen Datenschatz, den es im Zuge der Digitalisierung zu nutzen gilt. Wenn ein Unternehmen in der Lage ist aus den vorliegenden Daten die richtigen Schlüsse zu ziehen, dann können Schwachstellen im Prozess erkannt und beseitigt werden. Es ist also wichtig, die anfallenden Daten automatisiert  und digital verarbeiten zu können. Auch hier können Sie mit den gängigen Office Programmen wir Microsoft Excel schon viel erreichen. Bei umfangreicheren Datenbanken und verschiedenen Informationsquellen eigenen sich vor allem spezialisierte Reportingtools wie Qlikview zur Datenaufbereitung. Dadurch dass sie den Prozess der Datenaufbereitung digitalisieren erhalten die Mitarbeiter dir Möglichkeit ihre Zeit dafür zu nutzen die vorliegenden Kennzahlen zu interpretieren und über Prozessverbesserungen nachzudenken. Nach einer erfolgreichen Umsetzung eines Verbesserungsvorschlages können Sie außerdem direkt in ihrem Reporting eine Verbesserung der aufgezeigten Kennzahlen erkennen. 

Vorteile

Die Vorteile der Digitalisierung liegen darin, dass digitale Prozesse schneller ablaufen können als manuelle Prozesse. Sie werden auch unabhängig Mitarbeitern, d.h. die reduzieren so das Risiko dass bestimmte Prozesse nicht ablaufen können wenn Mitarbeiter krank sind oder Urlaub haben. Ein automatisierter digitaler Prozess kann z.B. immer nachts ablaufen und so z.B. wichtige Kennzahlen oder Auswertungen schon vor Arbeitsbeginn zur Verfügung stellen. Auf diesem Weg können die Mitarbeiter ihre Aufmerksamkeit gezielt auf die Arbeit mit den Daten konzentrieren und binden ihre Zeit nicht in dem (unnötigen) manuellen Prozessen der Datenaufbereitung. Im digitalen Prozess haben Sie außerdem die Gewissheit, dass dieser immer nach dem gleichen Verfahren abläuft. Auf diesem Weg schließen Sie manuelle Fehler im Prozess aus. Unkonzentriertheit oder Ablenkung sind in digitalen Prozessen nicht vorhanden.

Nachteile

Im Zuge der Digitalisierung ist es notwendig, die betroffenen Mitarbeiter über die anstehenden Änderungen zu informieren. Offenheit und Transparenz sind die Schlüssel um die Mitarbeiter auf dem Weg der Digitalisierung zu nicht zu verlieren sondern erfolgreich einzubinden. Nur so können bestehende Ängste oder Vorurteile abgebaut werden, denn die Digitalisierung steht bei Mitarbeitern oft gleichgesetzt mit Rationalisierung und Jobverlust. Wichtig ist es zu verstehen, dass durch effizientere Prozesse und Datenverarbeitung freie Zeit entstehen kann, welche Unternehmen nutzen können um die Kreativität, das Fachwissen und das Engagement ihrer Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten zu verwenden. 

 

Ein weiterer vermeintlicher Nachteil ist die abstrakte Problemstellung. Für die Unternehmen ist ein vorgefertigter Ablaufplan oft nicht vorhanden. Jedes Unternehmen muss einen eigenen Plan zur Digitalisierung erarbeiten. Auch wenn dies zu Beginn noch Aufwand verursacht, so werden sich jedoch auch schnell die ersten Prozess finden lassen und die ersten sichtbaren Erfolge erzielen. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig umfangreiches Know How im Unternehmen aufzubauen und zu halten. Digitalisierung bedeutet nicht Rationalisierung, denn auch digitale Prozesse müssen überwacht und bei Problemen neu angestoßen werden, wofür wiederum geeignete Personal vorgehalten werden muss. 

Fazit

Digitalisierung ist in unserem Alltag schon deutlich spürbar angekommen. Kontostände werden online abgerufen, Fahrkarten mit dem Smartphone gekauft und Filme unterwegs gestreamt. Was privat oft schon gut funktioniert, hat im beruflichen Alltag meist noch eindeutigen Nachholbedarf. Um die ersten Schritte hin zur Digitalisierung der Arbeitswelt zu gehen ist es notwendig die eigenen Prozesse genau zu kennen. Eliminieren Sie Zeitfresser durch digitalisierte Arbeitsabläufe oder Analysieren sie ihre Kernprozesse durch die Auswertung ihrer Big Data um somit Schwachstellen in ihren wichtigsten Prozessen zu erkennen und diese gezielt anzustellen. Vergessen Sie bei aller Digitalisierung jedoch nicht die Menschen in Ihrem Unternehmen. Oberstes Ziel ist es nicht, die Mitarbeiter durch digitale Prozesse obsolet werden zu lassen, sondern sehen Sie vielmehr die Chance sich und ihr Mitarbeiter von manuellen Routinearbeiten zu befreien um sich gezielt neuen Aufgabenstellungen zu widmen und ihr Unternehmen für die Zukunft zu stärken.